Posicionar los campos de firma en tus documentos es una función crucial que aporta claridad y guía a tus firmantes, eliminando cualquier ambigüedad sobre dónde se plasmará su firma. Al indicar la ubicación exacta de cada firma o fecha aseguras un proceso más rápido y profesional.
Paso 1: Activa el Modo de Edición
Después de haber subido tu documento y añadido a los firmantes, verás la vista previa del archivo en la parte derecha de la pantalla. Para comenzar a posicionar los campos, haz clic en el ícono de firma [Requerimos el icono aquí, lo traté de descargar, pero sin éxito] que se encuentra en la barra de herramientas vertical junto al documento.
Paso 2: Selecciona el Firmante
Se desplegará un menú con la lista de todos los firmantes. Simplemente haz clic en el nombre del firmante para el cual deseas posicionar un campo de firma.
Paso 3: Posiciona el Campo de Firma Automático
Inmediatamente después de seleccionar al firmante, un recuadro de Firma (con su color asignado) aparecerá sobre el documento.
- Usa tu mouse para arrastrar este recuadro sobre el documento y desplegarlo en el lugar exacto donde debe ir la firma.
- Ajusta el tamaño haciendo clic en sus esquinas para modificar su tamaño y que encaje perfectamente en el espacio designado.
- Si te equivocas, simplemente haz clic en el campo y presiona el ícono de Basurero 🗑️para eliminarlo.
Paso 4: Ajusta y repite para Todos los Firmantes
- Repite el proceso: Vuelve al Paso 2, selecciona al siguiente firmante en el menú desplegable y repite el proceso hasta que todos los campos para todas las partes estén posicionados. Puedes posicionar múltiples campos por firmante.
Tipos de campos disponibles para tu Documento
Puedes agregar diferentes campos a tu documento antes de enviarlo.
o Firma: El recuadro principal donde se estampará la firma (ya sea autógrafa o la información de la e.firma).
o Comentarios: Inserta un campo de texto simple. Es ideal para colocar instrucciones cortas para el firmante (ej. "Iniciales aquí", "Anotar folio") o para agregar información a tu documento.
o Fecha: Inserta la fecha que desees en este campo, garantizando un registro preciso y verificable.
¿Por qué es importante posicionar los campos?
- Claridad absoluta: evita firmas en lugares incorrectos y facilita el proceso a tus firmantes.
- Mejor experiencia: le indica a los firmantes automáticamente cada campo que les corresponde.
- Validez reforzada: asegura que todas las secciones requeridas sean firmadas, fortaleciendo el acuerdo.
Consejos profesionales para un documento impecable
- Un campo por espacio: Asegúrate de que cada línea de firma en tu documento original tenga su correspondiente campo digital.
- Utiliza el campo de fecha de Cincel: El campo de fecha de Cincel es un metadato verificable que se asocia directamente a la Huella de Auditoría del documento.
- Revisión Final: Antes de hacer clic en "Enviar", recorre el documento una última vez. Selecciona a cada firmante en el menú desplegable para confirmar visualmente que todos sus campos están presentes y en el lugar correcto.
💡 Tip Cincel: En contratos de varias páginas, coloca un campo de rúbrica en la parte inferior de cada página para cada firmante. Esto crea una evidencia sólida de que cada página fue revisada y aceptada.