En Cincel, la gestión eficiente de documentos y la colaboración segura son fundamentales. Comprender las diferencias entre los roles de Firmante y Observador te permitirá configurar tus procesos de firma con precisión, asegurando que cada participante tenga el nivel de acceso y las responsabilidades correctas.
Mientras que ambos roles están relacionados con el ciclo de vida de un documento en Cincel, sus funciones y propósitos son distintos y cruciales para la validez legal y la transparencia de tus acuerdos.
¿Quién es un Firmante?
Un Firmante es la persona esencial en el proceso, cuya participación es indispensable para la validez legal y la finalización de un documento.
Función principal: Otorgar su anuencia al documento mediante una firma electrónica.
Características esenciales:
- Participación activa: Su función es realizar la acción de firmar el documento, ya sea con una firma autógrafa digital o e.firma.
- Acceso dirigido: Recibe una invitación directa por correo electrónico a un enlace seguro que le permite acceder exclusivamente al documento que debe firmar. No necesita tener una cuenta en Cincel para realizar esta acción.
- Importancia legal: La firma de un firmante es lo que otorga la validez legal al documento, convirtiéndolo en un instrumento vinculante.
- Descarga de documentos: Una vez completado el proceso de firma por todos los involucrados, el firmante recibirá una copia del documento firmado y sus respaldos legales.
💡 Tip Cincel: La confiabilidad y validez legal de las firmas en Cincel cumplen con la legislación mexicana (NOM-151) y estándares internacionales, garantizando la integridad y autenticidad del consentimiento de cada firmante.
¿Quién es un Observador?
Un Observador es una persona que necesita mantenerse informada sobre el progreso de un documento sin participar directamente en su firma.
Función principal: Monitorear el estado de la firma de un documento específico.
Características esenciales:
- Participación pasiva: Su rol es de seguimiento e información. No tiene la capacidad de firmar el documento, editarlo o realizar acciones que modifiquen su contenido o proceso.
- Acceso restringido: Recibe acceso para visualizar el documento y su progreso de firma en tiempo real. Al igual que el firmante, un observador invitado a un documento específico no requiere una cuenta Cincel.
- Sin efecto legal directo: La presencia de un observador no añade ni resta validez legal al documento, ya que su rol no implica un consentimiento o una acción legal sobre el mismo.
- Notificaciones: Recibe actualizaciones sobre el estado del documento, incluyendo cuándo ha sido enviado, firmado por todos los participantes y finalizado.
- Descarga: Tiene la facultad de descargar el documento completo una vez firmado.
💡 Tip Cincel: El rol de observador es ideal para equipos de legal, auditores internos, o gerentes que necesitan supervisar la formalización de acuerdos sin ser parte directa de la firma.