Guía Rápida: ¿Qué son los Workspaces y cómo funcionan?

En Cincel, la colaboración y la gestión eficiente de tus procesos son primordiales. Con la nueva actualización, hemos introducido los Workspaces (Espacios de Trabajo), una nueva forma de organizar tu cuenta para darte un control más centralizado y flexible sobre tus equipos, usuarios y créditos.

Esta guía te explica qué son los Workspaces, cuáles son sus beneficios y cómo funcionan dentro de la plataforma.

¿Qué es un Workspace?

Un Workspace es el contenedor principal de tu organización en Cincel. Funciona como un centro de administración desde donde puedes gestionar múltiples equipos, controlar el acceso de los usuarios y administrar tu plan y tus créditos de forma centralizada.

La nueva estructura de organización en Cincel es la siguiente:

Workspace > Equipos > Carpetas > Documentos

Cada Workspace está asociado a una única facturación, lo que significa que el plan contratado y los créditos adquiridos pertenecen al Workspace y pueden ser utilizados por todos los equipos que formen parte de él.

Beneficios Clave de los Workspaces

Implementar Workspaces en tu organización te ofrece ventajas fundamentales:

Administración Centralizada: Como Manager, tienes visibilidad y control total sobre la información, los documentos y los usuarios de todos los equipos dentro de tu Workspace.
Consumo de Créditos Simplificado: Olvídate de transferir créditos entre equipos. Ahora, todos los equipos dentro de un Workspace comparten un mismo fondo de créditos (documentos, pruebas de vida, etc.), lo que simplifica la gestión y asegura que los recursos estén siempre disponibles donde se necesiten.
Gestión de Permisos: Los permisos principales se gestionan a nivel del Workspace, permitiéndote controlar de manera más eficiente quién tiene acceso a qué información y funcionalidades. Mientras los equipos mantienen sus roles como hasta ahora.

¿Cómo funcionan los Workspaces?

Para comprender su funcionamiento, considera los siguientes puntos clave:

Estructura y Pertenencia: Todos los usuarios y equipos deben pertenecer a un Workspace. Un usuario puede ser miembro de uno o más equipos dentro del mismo espacio.
Gestión de Equipos y Usuarios: Desde la configuración del Workspace, puedes crear, eliminar o inhabilitar equipos. Inhabilitar un equipo impide que se consuman créditos en documentos pertenecientes a este equipo. También puedes gestionar a los usuarios, eliminándolos de los equipos o de tu Workspace.
Configuración Personalizada: Cada Workspace permite personalizar elementos para alinear la comunicación con la identidad de tu empresa.
Disponibilidad: La funcionalidad de Workspaces está disponible para todas las cuentas con un plan de pago (Business, Business Pro, Enterprise). Las cuentas Free seguirán bajo el uso únicamente de equipos.

❗️ Importante: Cambios sobre el funcionamiento actual

Para facilitar la transición, Cincel realizará los siguientes ajustes en las cuentas existentes:

Proceso de agrupación: Te presentaremos los equipos de los que eres único administrador para aprobar que sean agrupados, incluyendo todo su contenido: carpetas, documentos, directorio y miembros, dentro de un nuevo Workspace.
Centralización de equipos: Los equipos que antes eran individuales pasarán a formar parte de la estructura de Equipos del Workspace, manteniendo su contenido y usuarios.

Con esta nueva estructura, la gestión de tus acuerdos se vuelve más ordenada, escalable y segura.