FAQ: Lector vs. Observador en Cincel: Comprendiendo los Niveles de Acceso y Seguimiento

En Cincel, la colaboración y la gestión eficiente de tus procesos de firma son primordiales. Para ello, ofrecemos distintos niveles de acceso que se adaptan a las necesidades de tu equipo y de los participantes en tus procesos de firma. A menudo surgen dudas sobre la diferencia entre el rol de "Lector" y el de "Observador".

Aunque el término "Lector" puede referirse a un tipo de acceso general de sólo visualización, el rol de "Observador" en Cincel tiene una función más específica y activa dentro de los flujos de firma de documentos. Aquí te explicamos las diferencias entre estos dos roles para la asignación correcta dentro de tu organización.

El Rol de Lector (Acceso General en Equipo)

El concepto de "Lector" se refiere a un usuario dentro de tu organización o equipo en Cincel que tiene la capacidad de visualizar documentos y carpetas. Este tipo de acceso está diseñado para la consulta y revisión general, sin permitir la creación, edición, envío o gestión activa de documentos.

Propósito: Es ideal para miembros del equipo que necesitan estar informados sobre el contenido almacenado o los documentos existentes, pero cuya función no requiere participar directamente en la administración de documentos o en los procesos de firma. Su alcance de visibilidad es amplio dentro del equipo al que pertenecen, permitiéndoles ver todo lo que no esté restringido.
Capacidades: Con este rol, un usuario puede acceder y visualizar todos los documentos del mismo equipo al que pertenece pero sin poder de firma y sin edición. Tampoco tiene permitido enviar recordatorios de firma o ningún permiso adicional a la visualización y lectura de los documentos.

💡 Tip Cincel: En la terminología actual de Cincel, un usuario con un perfil de Observador a nivel de equipo cumple una función similar a la de un "Lector" tradicional, permitiéndole ver el contenido de los equipos sin capacidad de edición o envío de documentos. Para más detalles sobre este y otros roles, consulta nuestra [artículo: Roles de Usuario en Cincel: Administrador, Editor y Observador].

El Rol de Observador (en el Proceso de Firma de un Documento)

Un "Observador" en este contexto es una persona invitada específicamente a monitorear el progreso de un único documento que está en proceso de firma. Este rol no necesariamente requiere ser miembro de tu equipo en Cincel, sino otorga la flexibilidad en caso de requerir incluir a un participante externo (o interno) que necesite estar al tanto del estado de un documento en particular.

Propósito: Es perfecto para mantener a las partes interesadas (como asesores legales, gerentes de área, o socios comerciales) informadas sobre el avance de un acuerdo específico, sin que tengan que ser firmantes o miembros activos del equipo gestor del documento en Cincel. Su acceso es limitado al documento al que fue añadido.
Capacidades: Un observador de documento recibe notificaciones sobre el estado del documento (por ejemplo, cuándo se envía, quién ha firmado, cuándo se completa el proceso de firma). Puede acceder al documento para visualizarlo, pero no puede firmar, editar, mover los campos de firma, o realizar cualquier otra acción que altere el documento o su proceso.
Cómo asignar: Un observador se añade directamente al configurar el documento para firma, en la sección de "Observadores".

💡 Tip Cincel: Este tipo de Observador es ideal para situaciones donde necesitas transparencia en el proceso de firma de un contrato específico sin sobrecargar a los interesados con permisos innecesarios o acceso a toda tu cuenta. Para saber cómo añadirlo, consulta nuestro artículo [artículo: Cómo Añadir un Observador a tus Documentos].

Cuadro Comparativo: Lector (Acceso General en Equipo) vs. Observador (Proceso de Firma de Documento)

Criterio | Lector (Acceso General en Equipo) | Observador (Proceso de Firma de Documento)|
Nivel de Aplicación | Rol asignado a un usuario dentro de un equipo/organización | Invitación a un proceso de firma de un documento individual |
Alcance de Visibilidad | Todos los documentos y carpetas compartidos en el equipo | Solo el documento específico al que fue añadido |
Interacción con el Documento | Visualización y consulta general | Recibe actualizaciones de estado; puede ver el documento una vez finalizado |
Capacidades | Ver documentos, carpetas. No puede editar, firmar, enviar. | Ver el estado del documento, ver el documento firmado. No puede firmar, editar, o interactuar. |
Propósito Principal | Revisión y consulta amplia de contenido del equipo | Seguimiento específico del avance de la firma del documento que le fue asignado |

En resumen, mientras que el rol de Lector otorga un acceso amplio de solo lectura a todos los documentos de una organización, el rol de Observador se enfoca en proporcionar seguimiento detallado de un proceso de firma específico.

Ambos perfiles son cruciales para una gestión documental eficiente, permitiendo a las empresas mantener el control sobre la información mientras facilitan la transparencia necesaria para sus operaciones.