FAQ: Mi firmante no recibió el email de invitación ¿Qué hago?

Es frustrante cuando envías un documento importante para firma y tu destinatario no lo recibe. Este es un problema común que a menudo tiene soluciones sencillas. En Cincel, priorizamos la entrega confiable de tus invitaciones, pero existen factores externos que pueden influir.

Esta guía te ayudará a diagnosticar y resolver por qué tu firmante podría no haber recibido el correo electrónico de invitación para firmar un documento en Cincel.

Soluciones rápidas y pasos de verificación

Sigue estos pasos para identificar la causa y asegurar que tu firmante reciba la invitación:

1. Revisa la carpeta de Spam o Correo No Deseado
   La razón más frecuente por la que un email no llega a la bandeja de entrada principal es que ha sido filtrado como spam.
   • Indica al firmante que revise su carpeta de "Spam", "Correo no deseado" o "Junk Mail". A menudo, los correos de remitentes nuevos o con enlaces pueden ser marcados automáticamente por los filtros de seguridad del proveedor de correo.
   • Si el email se encuentra allí, pídele al firmante que lo marque como "No es spam" o "Mover a la bandeja de entrada". Esto ayuda a que futuros correos de Cincel lleguen directamente a su bandeja de entrada principal.
2. Verifica la dirección de correo electrónico del Firmante
   Un simple error de tipeo al configurar el documento puede ser la causa.
   • Accede al documento en Cincel donde invitaste al firmante.
   • Revisa cuidadosamente la dirección de correo electrónico del firmante para asegurarte de que no haya errores ortográficos, letras omitidas o caracteres incorrectos.
   • Si encuentras un error, lamentablemente, no es posible modificar la dirección de un firmante una vez que el documento ha sido enviado. En este caso, deberás eliminar el documento actual y crear uno nuevo con la dirección correcta.
3. Añade Cincel a la Lista de Remitentes Seguros (Whitelist)
   Para asegurar la entrega, tu firmante puede configurar su correo para confiar en los emails de Cincel.
   • Indica al firmante que añada la dirección notificaciones@cincel.digital a su lista de contactos o remitentes seguros.
4. Confirma que el Documento fue enviado correctamente
   Asegúrate de que el proceso de envío en Cincel se completó.
   • En tu cuenta de Cincel: accede al documento en cuestión.
   • Verifica el estado del documento: Si aparece como "Pendiente" o "Enviado", significa que el sistema procesó la solicitud. Si el estado es "Borrador", el documento aún no ha sido enviado, y deberás completar el proceso.
   • Asegúrate de haber finalizado el proceso de creación y envío del documento, incluyendo hacer clic en el botón "Finalizar" una vez que hayas agregado a todos los firmantes.
5. Envía un Recordatorio
   Cincel te permite enviar fácilmente la invitación a los firmantes pendientes directamente desde la plataforma.
   • Accede al documento en Cincel.
   • Dentro del documento: busca y haz clic en el botón "Enviar recordatorio". Solo el creador del documento puede realizar esta acción.
   Para una guía detallada sobre cómo hacerlo, consulta nuestra [Guía Rápida: Cómo Enviar un Recordatorio de Firma].
6. Contacta al Soporte Técnico de Cincel
   Si después de seguir todos los pasos anteriores el problema persiste, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
   • Puedes crear un ticket de soporte a través de nuestra plataforma o usando el formulario de contacto en nuestro sitio web.
   • Proporciona la mayor cantidad de detalles posible: el email del firmante, el nombre del documento, la fecha y hora aproximada del envío original, y los pasos de solución que ya intentaste (ej. "ya revisó spam", "ya revisé el email", etc.).

Consideraciones Adicionales

• Políticas de seguridad cibernética corporativas: Si el firmante utiliza una dirección de correo electrónico corporativa, es posible que la empresa tenga firewalls o filtros de spam muy estrictos. En estos casos, el firmante podría necesitar contactar al departamento de TI de su empresa para solicitar que el dominio de Cincel (@cincel.digital) sea añadido a una "lista blanca" de dominios permitidos.
• Capacidad de la bandeja de entrada: Aunque menos común, una bandeja de entrada llena puede impedir la recepción de nuevos correos. Pide al firmante que revise el espacio disponible en su buzón.