Guía Rápida: Expiración de Documentos: Qué Es y Cómo Se Configura

Para darte un mayor control sobre los plazos de tus acuerdos, hemos añadido una nueva funcionalidad que te permite establecer una fecha de expiración para cada solicitud de firma.

Esta guía te explica qué es la función de expiración, cómo configurarla y qué sucede cuando un documento expira antes de que todos los firmantes hayan completado el proceso.

¿Qué es la Expiración de Documentos?

La función de expiración te permite establecer una fecha límite para que los firmantes completen el proceso de firma. Una vez que se alcanza esta fecha, la solicitud de firma se cancela, por lo que el documento ya no recibe más firmas.

El objetivo de esta herramienta es ayudarte a gestionar tus plazos de manera más eficiente y evitar que las solicitudes queden pendientes de forma indefinida, permitiendo un flujo de documentación más eficiente.

Por defecto, la plataforma te dará una periodo de 90 días a partir del envío del documento, para recabar todas las firmas.

Pasos para Configurar la Fecha de Expiración

Puedes modificar la fecha de expiración de manera sencilla durante la configuración del documento.

Una vez que hayas subido tu documento, y añadido a los firmantes.
En la parte superior del listado de tus firmantes, encontrarás la leyenda: Fecha de expiración seguida por la fecha por defecto que son 90 días después de la fecha actual de creación.
Da clic en el botón Modificar. Se desplegará un menú con las siguientes opciones de duración:
- 30 días
- 60 días
- 90 días
Selecciona el plazo que mejor se adapte a tus necesidades. Una vez enviado el documento, este plazo comenzará a correr.

¿Qué sucede cuando un documento expira?

Si la fecha de expiración se cumple y no todos los firmantes han completado el proceso:

El proceso de firma se cancela automáticamente.
El documento se mueve a la Papelera.
El estado del documento en la papelera será “Expirado”.

Desde la papelera, podrás recuperar el documento para retomar un nuevo proceso de firma si lo deseas, o eliminarlo permanentemente.

❗️ Importante: Consideraciones Importantes

Consumo de Créditos: Ten en cuenta que el envío de un documento consume un crédito de tu plan en el momento en que se envía, independientemente de si el proceso se completa o si el documento expira. Si un documento expira y necesitas enviarlo de nuevo, se consumirá un nuevo crédito.
Configuración por Default: Para asegurar la gestión de tus procesos, todas las solicitudes de firma ahora tienen un plazo de expiración por defecto de 90 días, que es también el plazo máximo. Si no modificas esta configuración, la solicitud se cancelará automáticamente después de 90 días.
Duración en papelera: Recuerda que los documentos en la Papelera duran 90 días antes de que se eliminen permanentemente.