Mantén el impulso de tus acuerdos y evita retrasos en tus procesos de negocio. Cincel te permite enviar recordatorios profesionales para asegurar que tus documentos se completen a tiempo.
Esta función es ideal para dar un seguimiento cordial a firmantes que puedan haber olvidado la solicitud o cuyo correo se haya traspapelado.
¿Quién puede enviar recordatorios?
Únicamente el creador o propietario original del documento tiene la facultad de enviar recordatorios de firma. Esto centraliza la comunicación y evita que los firmantes reciban múltiples notificaciones.
Pasos para enviar un Recordatorio de Firma
- Localiza el documento. Ve a la carpeta donde se encuentra el documento que está pendiente de firma.
- Abre el documento. Haz clic sobre él para acceder a la vista de gestión.
- Envía el recordatorio. En el panel de estado de los firmantes, busca a la persona que aparece como 'Pendiente'. Junto a su nombre, haz clic en el botón “Enviar recordatorio”.
¡Y listo! El firmante recibirá una nueva notificación por correo electrónico, invitándole a completar el proceso de firma con un enlace directo al documento.
Consideraciones Clave:
- Paciencia y estrategia: Usa los recordatorios de forma estratégica. Si un firmante no responde, es una buena práctica confirmar por otro medio (una llamada o mensaje) que recibió el correo y no tiene dudas sobre el documento.
- Revisión de la carpeta de Spam: Antes de enviar un recordatorio, puedes sugerirle a tu firmante que revise su bandeja de "Spam" o "Correo no deseado". A veces, los correos de notificación pueden ser filtrados. Si es el caso, pídele que marque el correo como seguro.
- Los firmantes no pueden cancelar: Recuerda que un firmante no puede cancelar el proceso, pero sí puede optar por no firmar. El recordatorio es una herramienta para facilitar la finalización, no para forzar una decisión.
- Elimina los contratos con errores: Como buena práctica, elimina aquellos documentos o contratos con errores. Esto hará que dejen de aparecer en la plataforma como documentos Parcialmente Firmados, y así evitar errores al enviar Recordatorios en documentos en los que se ha acordado no firmar.
💡 Tip Cincel: Utilizar la función de recordatorios reduce significativamente los tiempos de ciclo de tus contratos, acelera el cierre de tratos y mantiene tus operaciones fluyendo sin interrupciones.