En Cincel, la gestión eficiente de tus documentos se basa en roles claros y definidos para cada persona involucrada en el proceso de firma. Comprender estos roles es esencial para optimizar tus flujos de trabajo y garantizar que cada documento se procese de manera segura, transparente y legal.
Este artículo detalla los diferentes tipos de participantes que puedes asignar a un documento específico, distinguiendo los roles organizacionales (Administrador, Editor, Lector) que gestionan el acceso general a la plataforma y a los equipos.
Creador del Documento
El Creador es el usuario de Cincel que inicia el proceso de firma. Es quien tiene la autoridad para preparar el documento, definir los campos de firma, invitar a los demás participantes y monitorear el progreso.
Funciones esenciales:
- Cargar y configurar: Sube el archivo, le asigna un nombre y una descripción, y establece la configuración de seguridad (tipo de firma, pruebas de vida, geolocalización, etc.).
- Invitar participantes: Añade a los firmantes y observadores, especificando sus correos electrónicos.
- Gestionar el flujo: Es el único que puede enviar recordatorios a los firmantes pendientes y seguir el estado del documento en tiempo real.
- Acceso completo: Mantiene el control total sobre el documento, pudiendo descargarlo y sus respaldos una vez finalizado el proceso.
Firmantes
Los Firmantes son las personas cuya firma es requerida para validar el documento. Son la parte activa y esencial en la formalización de cualquier acuerdo.
Características y funciones esenciales:
- Acceso simplificado: No necesitan tener una cuenta en Cincel para firmar. Reciben una invitación por correo electrónico con un enlace seguro que los dirige directamente al documento.
- Flexibilidad de firma: Pueden firmar desde cualquier dispositivo (computadora, tablet o smartphone) utilizando los métodos de firma habilitados por el creador (firma autógrafa digital, e.firma, FIREL, entre otros).
- Privacidad y control: Solo tienen acceso al documento para firmar y, una vez completado el proceso, para descargarlo junto con sus respaldos legales.
- Sin límite de firmantes: Cincel permite añadir un número ilimitado de firmantes por documento, facilitando acuerdos complejos con múltiples partes.
- Proceso transparente: Aunque no pueden cancelar una solicitud de firma una vez enviada, tienen la libertad de no firmar el documento si así lo deciden.
💡 Tip Cincel: Ya sea una firma autógrafa digital o una e.firma, nuestra plataforma asegura que el consentimiento se registre de forma segura y admisible ante la ley mexicana.
Observadore(s)
Un observador es un usuario que necesita estar al tanto del progreso de un documento, pero no requieren firmarlo ni realizar modificaciones en él. Su rol es informativo.
Funciones esenciales:
- Visibilidad completa: Tienen acceso para visualizar el documento y su estado en cualquier momento del proceso de firma.
- Sin interacción directa: No pueden firmar, editar, eliminar o realizar ninguna acción sobre el documento. Su participación se limita a la observación.
- Transparencia mejorada: Son ideales para mantener informados a stakeholders, gerentes, asesores legales o cualquier persona que necesite seguir un acuerdo sin intervenir activamente en la firma.
- Sin límite de observadores: Cincel permite añadir un número ilimitado de observadores por documento, garantizando que todos los interesados estén al tanto.
💡 Tip Cincel: La inclusión de observadores facilita la comunicación y la supervisión de los procesos, asegurando que nadie se quede fuera del flujo de información.
❗️ Importante: Recuerda que otros miembros de tu equipo en el que se comparten folders tienen acceso a los documentos según el nivel de rol que les fue asignado (lector, administrador, etc.) por el administrador del equipo, a pesar de no ser participantes del documento.