¿Puedo corregir el correo de un firmante después de enviar un documento?

Entendemos que, al gestionar tus documentos importantes, un pequeño error en un correo electrónico puede generar dudas y preocupaciones. Es una situación común que puede surgir en el proceso.

Sobre la modificación de correos de Firmantes

Una vez que un documento ha sido enviado para firma en Cincel, no es posible modificar el correo electrónico de un firmante que ya ha sido invitado al proceso.

Esta restricción se implementa para asegurar la integridad y la trazabilidad legal del documento desde el momento en que se inicia la solicitud de firma. Cualquier cambio en los datos de los firmantes después del envío podría comprometer la cadena de custodia y la validez probatoria del acuerdo.

Qué hacer si enviaste a un correo equivocado

Si has enviado un documento a una dirección de correo electrónico incorrecta, la solución es sencilla pero requiere iniciar un nuevo proceso:

Elimina el documento actual:
- Accede a la carpeta donde se encuentra el documento.
- Ubica el documento en cuestión, y a la extrema derecha, verás un botón de tres puntos (⋮); haz clic en él.
- Selecciona la opción "Eliminar el documento".
- Confirma la eliminación.
- Una vez realizado este paso, no se podrá visualizar el documento desde el correo electrónico “incorrecto”.
Crea un nuevo documento
- Deberás volver a configurar y enviar el documento para firma. Asegúrate de ingresar el nombre y el correo electrónico correctos de todos los firmantes esta vez.
- Para una guía detallada sobre cómo hacerlo, consulta nuestra [Guía Rápida: Cómo crear y enviar documentos para firma en Cincel].
Consideración sobre los créditos:
- Es importante tener en cuenta que, una vez que el documento es enviado para firma, consume un crédito de tu plan, incluso si el correo era incorrecto o si el proceso no se completó.

Cómo evitar este error en el futuro

Para minimizar la posibilidad de enviar documentos a correos equivocados, te recomendamos las siguientes buenas prácticas:

💡 Tip Cincel #1: Borra el documento inmediatamente una vez que te hayas percatado del error, ya que se podrá visualizar el documento desde el correo electrónico “incorrecto” hasta que lo borres de su carpeta. Esto es especialmente importante para documentos confidenciales, financieros, etc.

💡 Tip Cincel #2: Antes de hacer clic en Enviar, verifica la información: tómate un momento para revisar cuidadosamente los nombres y correos electrónicos de todos los firmantes.

💡 Tip Cincel #3: Utiliza el directorio de firmantes frecuentes: Si trabajas con los mismos contactos, añádelos a tu directorio de firmantes frecuentes. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también reduce el riesgo de errores tipográficos. Consulta nuestra [Guía Rápida: Cómo Añadir Firmantes Frecuentes en Cincel] para más información.

Al seguir estos pasos, podrás gestionar tus procesos de firma de manera más eficiente y segura, asegurando que tus documentos lleguen siempre a las personas correctas.