Crear y enviar documentos para firma en Cincel es un proceso ágil y seguro. Esta guía de 5 pasos te muestra cómo preparar y enviar tu primer documento en minutos.
Requisitos Previos:
- Una cuenta activa en Cincel.
- El documento a firmar (PDF, Word, etc.) guardado en tu computadora o dispositivo.
Paso 1: Crea y Sube el Documento
- En el menú lateral, haz clic en “Crear documento”.
- Asigna una Carpeta de destino y un Nombre claro a tu documento. Estos dos campos son obligatorios para continuar. Opcionalmente, añade una descripción.
- Configura las opciones generales según tus necesidades:
- "Quiero firmar este documento": Actívala si tú eres uno de los firmantes.
- "Notifíquenme por correo cuando…" Selecciona esta casilla si deseas que se notifiqué cuando el documento haya sido firmado.
- "Mostrar CURP/RFC...": Incluye estos datos en el documento si se usa la firma avanzada (e.firma). (Solo para clientes gubernamentales)
- Sube tu archivo arrastrándolo a la zona indicada o buscándolo en tu computadora haciendo clic en “Buscar”. Cincel acepta los formatos más comunes (.pdf, .docx, .xlsx, .jpg, etc.) y los convierte automáticamente a PDF.
- Haz clic en Continuar.
Paso 2: Añade Firmantes y Configura la Firma
Aquí definirás quiénes firman, cómo y en qué orden.
- Haz clic en el signo “+” para añadir a cada firmante con su Nombre Completo y Correo Electrónico. También los puedes añadir desde el Directorio de tu Equipo, si ya se han agregado previamente a este.
- Para cada uno, selecciona el Método de Firma:
- Firma Electrónica Avanzada (e.firma): Utiliza los certificados del SAT (.cer, .key) para la máxima validez legal en México y a nivel internacional.
- Firma Autógrafa (dibujo de grafo): El firmante dibuja su firma en pantalla. Ideal para acuerdos rápidos.
- Firma autógrafa (escritura de nombre): El firmante usa su nombre como firma.
- Activa las Opciones Avanzadas si lo requieres:
- Requerir prueba de vida: Solicita una foto de la identificación oficial y una selfie para validar la identidad del firmante para una capa extra de seguridad.
- Requerir geolocalización: Registra la ubicación aproximada al momento de la firma.
- Establecer Orden (Opcional): Si necesitas que firmen en una secuencia específica, activa Crear nueva etapa y agrega los firmantes. También puedes agregar múltiples firmantes en cada etapa.
Paso 3: Posicionar las Firmas en el Documento (Opcional)
Indica exactamente dónde se plasmará la firma de cada persona dentro del documento para evitar errores.
- En la vista previa del documento a la derecha, haz clic en el ícono de firma.
- Selecciona el nombre del firmante en el menú desplegable.
- Arrastra el campo de firma y suéltalo en la ubicación precisa dentro del documento. Puedes posicionar múltiples veces la firma de un mismo firmante
- Repite el proceso para cada firmante.
💡 Tip Cincel: Para contratos largos, coloca un campo para rubricas en la parte inferior de cada página para asegurar que todas han sido revisadas.
Paso 4: Añadir Observadores (Opcional)
Si alguien necesita supervisar el proceso sin firmar (como un asistente o abogado), ve a la pestaña Observadores y añade su nombre y correo. Recibirán notificaciones y una copia del documento final.
Paso 5: Revisar y Enviar
- Realiza una última revisión para asegurar que todos los datos, firmantes y campos son correctos.
- Haz clic en Enviar.
¡Listo! Cincel notificará de manera automática a los firmantes para que comiencen el proceso.
❗️ Importante: Al enviar un documento, se consume un crédito de tu plan. A partir de este momento, el documento y los firmantes ya no podrán ser modificados. Si cometiste un error, deberás cancelar el proceso y comenzar uno nuevo.
Una vez enviado, puedes gestionar todo desde tu panel de control:
- Monitorea el estado de cada firma en tiempo real (Sin Firmar, Parcialmente Firmado, Firmado).
Envía recordatorios a los firmantes pendientes con un solo clic.