Guía Rápida: Alerta de Renovación: qué es y cómo se configura

Para ayudarte a gestionar el ciclo de vida de tus acuerdos más importantes, hemos creado la funcionalidad de Alerta de Renovación. Esta herramienta te permite configurar un recordatorio para que nunca se te pase la fecha de vencimiento de un contrato.

Esta guía te explica qué es una Alerta de Renovación, cómo configurarla y en qué se diferencia de la función de Expiración de Documentos.

¿Qué es la Alerta de Renovación?

La Alerta de Renovación es una herramienta administrativa diseñada para ti. Su propósito es recordarte que la vigencia de un acuerdo específico, estipulada dentro del contenido de un contrato, está próxima a vencer.

Es especialmente útil para organizaciones que requieren gestionar un alto volumen de documentos con plazos definidos, como:

Contratos de prestación de servicios.
Acuerdos con proveedores.
Contratos de arrendamiento o pólizas.

Ejemplo: Si firmas un contrato de arrendamiento con un cliente por un año, puedes configurar una Alerta de Renovación para que Cincel te notifique antes de que termine ese plazo, permitiéndote gestionar la renovación a tiempo.

❗️ Importante: Esta funcionalidad es un recordatorio para ti y tu equipo, no afecta la validez legal del documento ni el proceso de firma. Es una herramienta que Cincel te ofrece para optimizar tu flujo de trabajo y la gestión de tus contratos.

Pasos para Configurar una Alerta de Renovación

Puedes configurar esta alerta de manera muy sencilla directamente durante la creación de un nuevo documento.

Una vez que hayas subido un documento a la plataforma.
Localiza la barra de acciones rápidas (donde se encuentran las opciones de zoom y posicionar firma).
Haz clic en el nuevo ícono de Alerta de Renovación (un reloj con una flecha circular).
Se desplegará un calendario. Selecciona la fecha exacta en la que el contrato o acuerdo vence, según lo estipulado en su contenido.
Una vez seleccionada la fecha, la alerta quedará configurada.

¿Cómo funcionan los recordatorios?

Una vez configurada, la plataforma se encargará del resto. Recibirás una notificación por correo electrónico y dentro de la plataforma un mes antes de la fecha de vencimiento que estableciste. Este aviso te dará tiempo suficiente para iniciar las gestiones de renovación con tus clientes, proveedores o agentes.

Diferencia Clave con la "Expiración de Documentos"

Es fundamental no confundir estas dos funcionalidades:

Alerta de Renovación: Es un recordatorio interno para ti sobre la fecha de vencimiento del acuerdo dentro del contrato. No tiene ningún efecto sobre el proceso de firma.

Expiración de Documento: Es un plazo límite para los firmantes. Si no firman antes de esa fecha, el documento deja de recibir firmas al volver un Documento Expirado y se mueve a la papelera.