A veces es necesario incluir a alguien de tu organización para que esté al tanto del proceso de firma, pero sin tener que firmar.
Para eso, existe el tipo de participante Observador en Cincel. Es la herramienta perfecta para mantener informados a supervisores, abogados o asistentes, garantizando total transparencia sin interrumpir el flujo de trabajo.
¿Qué puede hacer (y qué no) un Observador?
Un observador es un participante solo de lectura. Su rol está claramente definido:
✅ SÍ Puede:
- Recibir una invitación para ver el documento.
- Ver el contenido del documento en cualquier momento.
- Seguir el progreso de las firmas en tiempo real.
- Recibir una copia del documento final cuando esté completado.
❌ NO Puede:
- Firmar, rechazar o editar el documento.
- Añadir o cambiar a los firmantes.
- Enviar recordatorios o eliminar el proceso.
Pasos para Añadir un Observador
Puedes añadir observadores fácilmente durante la creación de un nuevo documento, justo después de añadir a los firmantes.
- Dirígete a la pestaña "Observadores", ubicada al lado de la pestaña de Firmantes.
- Agrega sus datos: Escribe el nombre completo y el correo electrónico de la persona.
- Haz clic en el botón “Continuar” para añadirlo a la lista. Puedes repetir este paso para agregar los que necesites.
- Finaliza la configuración y envía tu documento de manera normal.
¡Listo! Al enviar el documento, los observadores recibirán inmediatamente una invitación por correo para visualizar el proceso.
Usos frecuentes de observación:
Esta función es ideal para situaciones como:
- Supervisión gerencial: un gerente puede observar los contratos que cierra su equipo.
- Asistencia legal: un abogado o asistente puede monitorear el progreso de los acuerdos.
- Gestión de proyectos: un project manager puede seguir la formalización de acuerdos con proveedores.
- Auditoría y cumplimiento: el personal de compliance puede tener visibilidad de las transacciones clave.
💡 Tip Cincel: Usa la función de Observador para mejorar la visibilidad de tus procesos y mantener a las personas indicadas dentro de tu organización al día sobre los procesos importantes de firma. Es la forma más eficiente de gestionar tus acuerdos de manera transparente, sin saturar a personas clave con la responsabilidad de firmar.